Come configurare la prenotazione con calendario in Irelia

~10 minuti di configurazione

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Introduzione

Il tuo AI agent qualifica il lead, risponde alle sue domande, costruisce interesse — e poi? Gli chiedi di chiamare il tuo ufficio, oppure mandi un link a un tool di prenotazione esterno, oppure fai follow-up manualmente per trovare un orario che vada bene. Ogni passaggio in più è un’occasione per il lead di abbandonare. Con la prenotazione tramite calendario, elimini completamente quel gap. Il tuo AI agent verifica la disponibilità in tempo reale, propone fasce orarie e prenota l’appuntamento — tutto all’interno della stessa conversazione, su qualsiasi canale stia usando il lead. Nessun passaggio di mano, nessun cambio di contesto, nessuna frizione. Questa guida ti accompagna nel collegamento di Google Calendar al tuo account Irelia e nella configurazione della prenotazione sul tuo AI agent — dal collegamento del primo calendario alla scelta di come distribuire gli appuntamenti nel tuo team. Alla fine di questa guida, avrai: ✅ Almeno un account Google Calendar collegato a Irelia
✅ Un calendario membro del team configurato con disponibilità, durata degli slot e tempi di buffer
✅ Un calendario di prenotazione selezionato dove verranno creati i nuovi appuntamenti
✅ Il controllo dei conflitti opzionale abilitato per evitare doppie prenotazioni tra calendari
✅ Una modalità di routing scelta per controllare come gli appuntamenti vengono distribuiti tra i membri del team
✅ Istruzioni nel prompt configurate affinché il tuo agent sappia quando e come proporre le prenotazioni

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💡 Come funziona la prenotazione con calendario

Una volta attiva la prenotazione su un agent, il tuo AI può fare quanto segue — automaticamente, all’interno di qualsiasi conversazione:

• Proporre fasce orarie disponibili basate sulla disponibilità del calendario in tempo reale
• Prenotare appuntamenti direttamente in un Google Calendar collegato
• Gestire riprogrammazioni e cancellazioni se un lead cambia idea
• Rispettare i tempi di buffer tra un appuntamento e l’altro per evitare riunioni consecutive
• Controllare i conflitti su più calendari per evitare sovrapposizioni con impegni personali o altre agende
• Instradare gli appuntamenti al membro del team giusto — tramite assegnazione fissa, rotazione round-robin, percentuali ponderate o routing intelligente guidato dall’AI Questo funziona su tutti i canali — WhatsApp, Facebook Messenger e Instagram. Il lead non esce mai dalla conversazione.

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Cosa configurerai

La configurazione ha due parti:

1. Collegare un account Google Calendar — questo dà a Irelia accesso ai tuoi calendari (si fa una volta, nelle Impostazioni)
2. Configurare la prenotazione sul tuo agent — questo dice all’agent quali calendari usare, quando proporre gli slot e come distribuire le prenotazioni tra i membri del team (si fa per ogni agent)

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📋 Cosa ti serve

Prima di iniziare, assicurati di avere:

• Un account Irelia.ai con almeno un AI agent creato Obbligatorio
• Un account Google con almeno un Google Calendar in cui vuoi prenotare Obbligatorio
• Accesso in modifica a quel Google Calendar — se usi un calendario condiviso o di team, assicurati che il tuo account Google abbia i permessi per creare eventi Obbligatorio Non serve scrivere codice. Se sai cliccare su qualche impostazione e scegliere da menu a tendina, puoi farcela.

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⚡ Percorso rapido (utenti esperti)

Se hai già collegato calendari e configurato agent in passato, ecco la versione condensata:

1. Settings (Impostazioni) → scorri fino a Calendars (Calendari) → “Add a Calendar” (Aggiungi un calendario) → autorizza il tuo account Google
2. Apri il tuo agent → scheda Prompt → clicca su “Set up booking” (Configura prenotazione) nel pannello delle risorse Booking
3. Nel popup Calendar Configuration → ”+ Add Calendar” → assegna un nome, imposta durata slot, buffer e disponibilità settimanale
4. Scorri in basso → seleziona il calendario di prenotazione (dove vengono creati gli eventi) e opzionalmente abilita “Avoid conflicts with other calendars” (Evita conflitti con altri calendari)
5. Sotto Advanced settings (Impostazioni avanzate) → imposta orizzonte di prenotazione, preavviso minimo, fuso orario e promemoria predefinito
6. Se hai più calendari membro del team, clicca su “Change” (Modifica) accanto alla modalità di routing e seleziona Fixed, Rotation, Percentage o Smart
7. Attiva il calendario membro del team su Active → chiudi il popup
8. Aggiungi le istruzioni di prenotazione al prompt del tuo agent — come minimo: quando proporre gli slot, quali dati raccogliere e come presentare le opzioni (oppure chiedi al Wizard di farlo per te) Ora vai alla Checklist rapida per verificare che tutto sia configurato correttamente.

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🔧 Configurazione passo dopo passo

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Passo 1 — Collegare un account Google Calendar

~2 minuti Prima che il tuo agent possa prenotare qualsiasi cosa, Irelia ha bisogno di accedere ad almeno un account Google Calendar. Questo lo fai una sola volta — la connessione resta disponibile per tutti i tuoi agent.

1. Vai su Settings (Impostazioni — icona dell’ingranaggio nella barra laterale sinistra)
2. Scorri in basso fino alla sezione Calendars (Calendari)
3. Clicca sul pulsante “Add a Calendar” (Aggiungi un calendario)
4. Verrai reindirizzato alla pagina di autorizzazione di Google — accedi con l’account Google che possiede (o ha accesso a) i calendari che vuoi usare
5. Concedi i permessi richiesti e completa l’autorizzazione — verrai reindirizzato automaticamente su Irelia Una volta collegato, l’account Google appare nella sezione Calendars come una connessione Google — mostrando l’email dell’account e il numero di Google Calendar disponibili sotto di esso.

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Gestire le connessioni

Ogni scheda di connessione Google ti dà due controlli:

• “Resync” (Risincronizza) — Aggiorna la lista dei Google Calendar disponibili sotto quella connessione. Usalo se hai creato di recente un nuovo calendario in Google e non appare ancora nella configurazione di prenotazione.
• “Remove” (Rimuovi) — Scollega completamente l’account Google. Tutti i calendari membro del team che stavano usando Google Calendar da questa connessione perderanno l’accesso.

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Passo 2 — Aprire la Calendar Configuration sul tuo agent

~1 minuto Ora che Irelia ha accesso ai tuoi Google Calendar, devi dire a un agent specifico di usarli per le prenotazioni.

1. Vai alla pagina Agents e apri l’agent che vuoi configurare
2. Clicca sulla scheda Prompt in alto Sul lato destro, vedrai un pannello Resources (Risorse). Cerca la scheda Booking — mostra “Not in use” (Non in uso) e un link “Set up booking” (Configura prenotazione) sotto.
3. Clicca su “Set up booking”

Si apre il popup Calendar Configuration. Qui configurerai tutto: calendari membro del team, disponibilità, routing e altro.

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Passo 3 — Aggiungere e configurare un calendario membro del team

~3 minuti Un calendario membro del team rappresenta la configurazione di prenotazione di una persona — la sua disponibilità, la durata degli slot e quale Google Calendar riceve i suoi appuntamenti. Può rappresentare anche un locale, come un ristorante che accoglie più gruppi insieme. Se hai un team di tre persone, creerai tre calendari membro del team.

1. Nel popup Calendar Configuration, clicca su ”+ Add Calendar” nella barra laterale sinistra Appare una nuova voce nella barra laterale e il modulo di configurazione si apre sulla destra. Ecco ogni campo che compilerai:

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Come gestisci le prenotazioni?

La prima scelta del modulo, “How do you handle bookings?” (Come gestisci le prenotazioni?), decide che tipo di calendario è:

• “By appointment” (Su appuntamento), cioè un calendario su appuntamento — una persona che riceve un cliente alla volta, come un consulente, un parrucchiere o un medico. L’agent propone gli slot liberi di quella persona.
• “By capacity” (A capienza) — un locale che accoglie più gruppi nella stessa fascia oraria, fino a esaurire i posti, come un ristorante, una sala eventi o un coworking. L’agent controlla se un gruppo di un certo numero di persone ci sta all’orario in cui vuole arrivare.

I campi qui sotto sono per un calendario “By appointment”. Per un calendario “By capacity”, il nome del calendario e il toggle Active / Inactive funzionano allo stesso modo; per il resto vai a Configurare un calendario a capienza.

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Nome del calendario

Un’etichetta per identificare questo calendario membro del team — tipicamente il nome della persona (es. “Marco Bianchi” o “Dr. Rossi”). L’AI agent usa questo nome quando presenta le opzioni di prenotazione al potenziale cliente, quindi scegli qualcosa di professionale e riconoscibile.

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Toggle Attivo / Inattivo

Controlla se questo calendario membro del team è attualmente disponibile per le prenotazioni. Impostalo su Active (Attivo) quando sei pronto perché l’agent inizi a programmare appuntamenti al suo interno. Lascialo Inactive (Inattivo) mentre stai ancora configurando.

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Durata dello slot

La durata predefinita di ogni appuntamento, in minuti. Questa è la base — il prompt del tuo agent può sovrascriverla per situazioni specifiche (es. chiamate introduttive più brevi vs. consulenze più lunghe). Scegli un valore predefinito sensato che copra la maggior parte dei casi.

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Buffer tra appuntamenti

L’intervallo minimo tra un appuntamento e il successivo, in minuti. Un buffer di 15 minuti significa che se una riunione finisce alle 10:30, il prossimo slot disponibile inizia alle 10:45. Questo protegge il tuo team da riunioni consecutive senza pausa.

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Disponibilità settimanale

I giorni e gli orari in cui questo membro del team è disponibile per le prenotazioni. Ogni giorno mostra blocchi orari — per esempio, Lunedì 09:00–13:00 e 14:00–18:00 (con la pausa pranzo in mezzo). Clicca il pulsante + accanto a un giorno per aggiungere un blocco orario, oppure lascia un giorno come Closed (Chiuso) per escluderlo del tutto.

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Calendario di prenotazione

Il Google Calendar specifico in cui verranno creati i nuovi appuntamenti. Clicca il menu a tendina per vedere tutti i Google Calendar disponibili tra i tuoi account Google collegati. Scegli quello che appartiene a questo membro del team.

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Evitare conflitti con altri calendari

Quando abilitato, Irelia controlla Google Calendar aggiuntivi per verificare la presenza di eventi esistenti prima di proporre una fascia oraria. Se uno slot è già occupato su uno qualsiasi dei calendari di conflitto selezionati, Irelia non lo proporrà — anche se la disponibilità settimanale del membro del team dice che è libero. Attiva questa opzione e apparirà una lista di tutti i Google Calendar da tutti i tuoi account Google collegati. Seleziona quelli che vuoi che Irelia monitori per i conflitti.

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Impostazioni avanzate

Clicca su “Show advanced settings” (Mostra impostazioni avanzate) per rivelare quattro campi aggiuntivi: Una volta compilato tutto, attiva il calendario membro del team su Active in cima al modulo.

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Configurare un calendario a capienza

Un calendario “By capacity” è per un locale, non per una persona: un ristorante, una sala eventi, un coworking. Accoglie più gruppi nella stessa fascia oraria, fino alla sua “Maximum capacity” (Capienza massima), cioè il numero di persone presenti nello stesso momento. Il tuo agent trova gli orari d’arrivo adatti al giorno, al numero di persone e alla durata della permanenza. Poi prenota, sposta o cancella la prenotazione direttamente in chat. Dopo aver scelto “By capacity”, dai al calendario il nome del locale (es. “Osteria Da Flavio” o “Terrazza”) e compila questi campi: Clicca su “Show advanced settings” per il resto: Un calendario a capienza non ha il buffer tra appuntamenti né l’opzione “Avoid conflicts with other calendars”: gli ospiti condividono lo stesso spazio, quindi contano solo i posti. Una volta compilato tutto, attiva il calendario su Active in cima al modulo. Un calendario nuovo nasce Inactive e l’agent non ci prenota finché non lo attivi. Non ti servono chiavi né ID del locale: basta il collegamento a Google del Passo 1.

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Come l’agent controlla se un gruppo ci sta

Un orario d’arrivo è prenotabile solo se valgono tutte queste condizioni:

• L’intera permanenza, dall’arrivo alla fine della durata, sta dentro i tuoi orari di apertura
• La permanenza non tocca una chiusura sul calendario
• Ci sono abbastanza posti per il gruppo anche nel momento più pieno della permanenza

Irelia non accorcia mai una permanenza da sola. Il tuo agent sceglie la durata prima di cercare, seguendo le regole del tuo prompt; Irelia risponde solo se quella permanenza ci sta. Per esempio, se chiudi alle 23:00 e una cena dura 120 minuti, l’ultima cena inizia alle 21:00. Vuoi accettare arrivi più tardi, con una permanenza che finisce alla chiusura (es. ultimo arrivo 22:30)? Scrivilo nel prompt: per quegli arrivi l’agent prenota una permanenza più corta che finisce alla chiusura. Il Wizard te lo chiede. Il tuo prompt può anche far dipendere la durata dal gruppo, così ogni prenotazione occupa solo il tempo che le serve. Per esempio: “Per gruppi fino a 4 persone, prenota 90 minuti. Per 10 persone o più, prenota 2 ore.” Se nessuna regola del prompt corrisponde, l’agent usa la “Default booking duration”. Qualche altra cosa da sapere:

• Orari d’arrivo: Irelia non impone orari d’arrivo fissi, quindi un ospite può prenotare a qualsiasi minuto (es. 19:10). Se vuoi arrivi solo a orari fissi (es. 19:30 e 21:30) o un ultimo arrivo, scrivilo nel prompt.
• Apertura oltre la mezzanotte: le fasce che si toccano a cavallo della mezzanotte valgono come una sola. Per un bar aperto venerdì 19:00–02:00, imposta venerdì 19:00–23:59 e sabato 00:00–02:00 (Irelia legge 23:59 come mezzanotte). Una permanenza dalle 23:30 all’01:30 ci sta.
• In chat: per prenotare, l’agent ha bisogno del nome dell’ospite. L’email è facoltativa: se l’ospite la dà, riceve l’invito del calendario. Per spostare o cancellare una prenotazione, l’agent prima la trova.
• Al completo o chiuso: l’agent dice che è tutto al completo solo quando mancano i posti. Per un giorno di chiusura, dice solo che in quel momento non si può prenotare.

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Prenotazioni e chiusure aggiunte a mano

Prenotazioni al telefono, clienti senza prenotazione, una festa privata: puoi scriverli direttamente nel calendario di prenotazione su Google Calendar. L’AI di Irelia legge titolo e descrizione di ogni evento che aggiungi a mano, quindi non servono parole esatte. Per esempio:

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Passo 4 — Scegliere una modalità di routing

~1 minuto Se hai configurato due o più calendari membro del team, devi dire all’agent come distribuire gli appuntamenti tra di loro. Questa è la modalità di routing — visibile in fondo alla barra laterale sinistra nel popup Calendar Configuration. Clicca su “Change” accanto alla modalità di routing attuale per vedere le opzioni: Ecco cosa fa ogni modalità:

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Fixed

Tutti gli appuntamenti vanno a un singolo calendario membro del team. Quando selezioni Fixed, appare un menu a tendina “Destination Calendar” (Calendario di destinazione) — scegli il membro del team che dovrebbe ricevere ogni prenotazione. Usa quando: Solo una persona gestisce tutti gli appuntamenti, o vuoi assegnare le prenotazioni in modo fisso indipendentemente dalla disponibilità degli altri membri del team.

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Rotation

Distribuzione round-robin — ogni nuovo appuntamento va al prossimo calendario membro del team attivo nella lista, ruotando in modo uniforme. Non serve alcuna configurazione aggiuntiva. Usa quando: Vuoi distribuire le prenotazioni equamente nel tuo team senza preferenze.

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Percentage

Distribuzione ponderata basata su percentuali che assegni tu. Ogni calendario membro del team attivo ha un cursore — regolali finché la somma non fa 100%. Usa quando: Vuoi una distribuzione non uniforme — per esempio, un consulente senior riceve il 60% delle prenotazioni mentre uno junior riceve il 40%.

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Smart

L’AI agent decide a quale membro del team assegnare la prenotazione in base al contesto della conversazione e alle istruzioni nel tuo prompt. Non serve alcuna configurazione aggiuntiva nell’interfaccia — la logica vive interamente nel prompt del tuo agent. Usa quando: L’assegnazione dipende da cosa dice il lead — per esempio, instradare a uno specialista in base al tipo di servizio richiesto, alla posizione del lead o alla sua preferenza linguistica.

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Passo 5 — Configurare il prompt del tuo agent per la prenotazione

~5 minuti L’infrastruttura del calendario è pronta — ma l’agent non proporrà fasce orarie né prenoterà appuntamenti a meno che il suo prompt non glielo dica. L’interfaccia definisce cosa è possibile; il prompt definisce cosa succede e quando. Se stai scrivendo il prompt da solo, ecco cosa includere. I primi tre punti sono obbligatori — senza di essi, l’agent non prenoterà. Il resto è opzionale e ti permette di affinare l’esperienza.

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Obbligatorio

1. Quando proporre la prenotazione — Dì all’agent in quale momento della conversazione dovrebbe proporre un appuntamento. Per esempio: “Dopo aver confermato l’interesse del potenziale cliente, proponi di prenotare una consulenza.”
2. Dati da raccogliere prima della prenotazione — Quali informazioni l’agent deve ottenere dal potenziale cliente prima di poter programmare. Per esempio: “Prima di prenotare, chiedi il tipo di servizio necessario, l’email e se preferisce mattina o pomeriggio.”
3. Come presentare gli slot disponibili — Dì all’agent come proporre gli orari. Per esempio: “Proponi 2–3 opzioni di orario con un tono conversazionale.”

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Opzionale (ma consigliato)

4. Configurazione dell’appuntamento — Sovrascrivi la durata predefinita, imposta il formato del titolo, descrivi cosa includere nella descrizione e decidi se allegare un link per la riunione. Per esempio: “Per le chiamate introduttive, prenota 20 minuti. Formato del titolo: [Servizio] — [Nome]. Includi un link Google Meet per le consulenze da remoto.”
5. Fallback quando non ci sono slot disponibili — Cosa dovrebbe dire l’agent quando non c’è disponibilità entro l’orizzonte di prenotazione. Per esempio: “Scusati e proponi di avvisarli quando si libera uno slot.”
6. Logica di assegnazione al membro del team — Se stai usando il routing Smart (o vuoi sovrascrivere un’altra modalità di routing per casi specifici), descrivi le regole di assegnazione. Per esempio: “Se il potenziale cliente menziona una questione legale, prenota sempre con il Dr. Rossi.”

Ora testa tutto:

1. Chiudi il popup Calendar Configuration se è ancora aperto
2. Di nuovo nella scheda Prompt dell’agent, la scheda risorsa Booking dovrebbe ora mostrare la prenotazione come attiva invece di “Not in use”
3. Clicca il pulsante “Test” nell’angolo in alto a destra della pagina dell’agent
4. Nella conversazione di test, simula uno scenario di prenotazione — lascia che l’agent ti qualifichi e ti proponga le fasce orarie
5. Completa una prenotazione di test e controlla il tuo Google Calendar per confermare che l’evento sia stato creato

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🎉 Complimenti! Il tuo Agent ora può prenotare appuntamenti!

Il tuo AI agent è attivo con la prenotazione tramite calendario. D’ora in poi, quando un lead chiede di fissare un appuntamento — o quando il tuo agent determina che è il momento giusto per proporre una fascia oraria — la prenotazione avviene automaticamente, direttamente nella conversazione. Cosa succede dopo:

1. 🧠 Comprendi i due livelli — Leggi la prossima sezione per capire come interagiscono le impostazioni dell’interfaccia e le istruzioni nel prompt, e come affinare i valori predefiniti, i titoli degli appuntamenti e la logica di routing
2. 📊 Monitora le prenotazioni — Controlla il tuo Google Calendar e il Chat Panel per tracciare gli appuntamenti prenotati
3. 🔁 Aggiungi altri membri del team — Man mano che il tuo team cresce, aggiungi altri calendari membro del team e regola la modalità di routing

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🧠 Infrastruttura vs. Prompt — Cosa configurare dove

Il sistema di prenotazione ha due livelli che lavorano insieme: infrastruttura (quello che hai configurato nell’interfaccia) e prompt (le istruzioni che scrivi nel prompt del tuo agent). Capire come interagiscono ti aiuta a sfruttare al massimo il sistema. Pensala così:

• Infrastruttura = l’edificio dell’ufficio. Stanze, orari di apertura, chiavi.
• Prompt = il cervello della receptionist. Chi va dove, perché e cosa scrivere sulla porta.

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Tre tipi di impostazioni

Non tutte le impostazioni funzionano allo stesso modo. Alcune sono limiti rigidi che l’AI non può mai sovrascrivere. Alcune sono valori predefiniti che l’AI può modificare. E alcune non esistono affatto nell’interfaccia — sono sempre decise dall’AI in base alla conversazione.

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1. Vincoli rigidi — solo infrastruttura

Queste impostazioni definiscono cosa è fisicamente possibile. L’AI le rispetta in ogni caso.

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2. Valori predefiniti — impostati nell’infrastruttura, sovrascrivibili dal prompt

Queste impostazioni hanno un valore di base che imposti nell’interfaccia. L’AI usa quel valore di base a meno che il tuo prompt non specifichi qualcosa di diverso in base al contesto della conversazione.

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3. Campi dinamici — solo prompt

Questi campi non esistono affatto nell’interfaccia. L’AI li genera dinamicamente dalla conversazione.

• “Formato del titolo: [Tipo di Servizio] — [Nome del Potenziale Cliente]”
• “Includi un link Google Meet per le consulenze da remoto. Nessun link per le visite in sede.”
• “Nella descrizione, includi: esigenza del potenziale cliente, tipo di immobile e qualsiasi richiesta speciale menzionata.”

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Routing — lo stesso schema predefinito-sovrascrittura

Il routing segue la stessa logica. L’interfaccia imposta l’assegnazione predefinita (Fixed, Rotation, Percentage o Smart). Il tuo prompt aggiunge intelligenza sopra. Qualsiasi modalità di routing può essere sovrascritta dal prompt. Per esempio, anche se imposti Rotation, il tuo prompt può dire: “Se il potenziale cliente menziona una questione legale, prenota sempre con il Dr. Rossi.” La rotazione gestisce il flusso predefinito; il prompt gestisce le eccezioni. Per la modalità Smart in particolare, il prompt è dove risiede tutta la logica — non c’è un valore predefinito nell’interfaccia su cui ripiegare. Tu decidi:

• Assegnazione rigida: “Prenota sempre con Marco Bianchi.” → L’AI non devia mai.
• Assegnazione flessibile: “Per impostazione predefinita, assegna a Marco Bianchi. Se il potenziale cliente chiede un membro del team specifico, o se dalla conversazione emerge che ha bisogno di uno specialista in X, prenota con il membro del team disponibile appropriato.”

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Il modello mentale

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✅ Checklist rapida

Usa questa checklist per verificare che la tua configurazione sia completa: ✅ Tutto spuntato? Il tuo agent è pronto per prenotare appuntamenti!

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🛠️ Risoluzione dei problemi e FAQ