Come collegare Irelia.ai a Zapier tramite Webhook: guida passo dopo passo
Collega i tuoi Agent conversazionali di Irelia.ai a Zapier tramite webhook — così ogni lead qualificato, dato raccolto o obiettivo completato fluisce automaticamente verso il tuo CRM, i tuoi fogli di calcolo o la chat del team in tempo reale, senza alcun lavoro manuale.
Hai costruito il tuo Agent conversazionale su Irelia.ai, e sta già chattando con i potenziali clienti su WhatsApp, Facebook e Instagram. Ma cosa succede quando avviene qualcosa di importante — come quando un lead viene qualificato, quando il tuo Agent raccoglie informazioni chiave, o quando qualcuno prenota un appuntamento?In questo momento, probabilmente controlli manualmente la tua Dashboard di Irelia e copi le informazioni in altri strumenti. C’è un modo migliore.Questa guida ti mostra come inviare automaticamente le informazioni da Irelia ai tuoi altri strumenti aziendali nell’istante in cui succede qualcosa di importante — niente lavoro manuale, niente ritardi, niente dashboard da controllare.Alla fine di questa guida avrai:✅ Un’automazione funzionante che si attiva quando accadono momenti importanti nelle tue conversazioni Irelia
✅ Dati che fluiscono automaticamente da Irelia al tuo CRM, fogli di calcolo o chat del team
✅ Le conoscenze per creare un numero illimitato di automazioni aggiuntive
Mentre il tuo Agent chatta con i potenziali clienti, Irelia traccia traguardi importanti chiamati eventi — i “momenti che contano” nelle tue conversazioni.Ecco alcuni esempi di eventi Irelia:
Evento
Cosa significa
Esempio d’uso
💬 Nuovo contatto in entrata
Qualcuno ti scrive per primo
→ Notifica il team commerciale
🎯 Lead qualificato
Il potenziale cliente soddisfa i tuoi criteri
→ Aggiungi al CRM
❌ Lead non qualificato
Il potenziale cliente non è in target
→ Aggiungi a una campagna di nurturing
✅ Obiettivo raggiunto
Il potenziale cliente ha completato un obiettivo
→ Invia email di conferma
📝 Dati raccolti
L’Agent ha raccolto informazioni specifiche
→ Aggiorna il foglio di calcolo
❓ Domanda senza risposta
Il potenziale cliente ha fatto una domanda a cui l’Agent non sapeva rispondere
→ Crea un task per il team
Quando un evento si attiva, Irelia impacchetta tutte le informazioni rilevanti — dettagli del contatto, cronologia della conversazione, stato di qualificazione, dati personalizzati — e le invia a Zapier istantaneamente.Per questa guida useremo “New Inbound Contact” (Nuovo contatto in entrata) perché è facile da attivare e perfetto per imparare. Una volta capito come funziona, potrai configurare facilmente anche gli altri eventi.
L’80% dei lettori ha bisogno di una di queste due configurazioni. Trova la tua, prendi nota delle indicazioni, poi segui la Configurazione passo dopo passo qui sotto — dovrai solo fare scelte diverse al Passaggio 2 e al Passaggio 4.
Aggiornare il CRM alla qualificazione
Inviare i dati raccolti
Esempi: lead segnato come qualificato → aggiorna lo stato su HubSpot · appuntamento prenotato → registralo nel foglio di calcolo · obiettivo completato → notifica il team commerciale📡 Seleziona questo evento al Passaggio 2:Lead Qualified o Goal AchievedQuali passaggi devo seguire?
Il contatto esiste già nel tuo CRM o foglio di calcolo → Segui i Passaggi 1–3, poi usa il pattern Cerca e aggiorna per il Passaggio 4.
Il contatto è nuovo (non è ancora nel tuo sistema) → Segui i Passaggi 1–6 come scritto (Esempio A, B o C nel Passaggio 4).
Errore più comune: Il contatto probabilmente esiste già nel tuo sistema (lo avrai aggiunto al primo contatto). Se usi di nuovo “Create Row” o “Create Contact”, otterrai dei duplicati. Usa il pattern Cerca e aggiorna record esistenti per il Passaggio 4 al suo posto.
Esempi: l’Agent raccoglie il budget → popola un campo del CRM · dimensione aziendale raccolta → aggiorna la riga del foglio di calcolo · tempistiche acquisite → segmenta il lead automaticamente📡 Seleziona questo evento al Passaggio 2:Data GatheredQuali passaggi devo seguire?
Il contatto esiste già nel tuo CRM o foglio di calcolo → Segui i Passaggi 1–3, poi usa il pattern Cerca e aggiorna per il Passaggio 4.
Il contatto è nuovo (non è ancora nel tuo sistema) → Segui i Passaggi 1–6 come scritto (Esempio A, B o C nel Passaggio 4).
Non trovi il tuo caso d’uso? Nessun problema — dai un’occhiata alla tabella completa degli eventi e segui la guida usando “New Inbound Contact” come evento di apprendimento. Il processo è identico per ogni evento; cambiano solo le tue selezioni al Passaggio 2 e al Passaggio 4.
Questa è la parte più importante — stai ottenendo un URL unico che indica a Irelia esattamente dove inviare le informazioni.
Zapier mostrerà un Custom Webhook URL che assomiglia a: https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/
Clicca il pulsante “Copy” accanto all’URL
Copia l'URL univoco del webhook da incollare in Irelia
Tratta questo URL come una password. Chiunque abbia il tuo URL webhook può inviare dati al tuo account Zapier. Non condividerlo pubblicamente e non includerlo negli screenshot che pubblichi online.
Tieni aperta questa scheda di Zapier! Dovrai tornarci tra qualche minuto.
Passaggio 2: Indica a Irelia dove inviare le notifiche
~2 minutiOra accederai a Irelia e incollerai l’URL webhook che hai appena copiato.
Contesto rapido: In Irelia, ogni Agent può avere le proprie automazioni. Per questa guida configurerai un evento per un Agent. Una volta capito come funziona, potrai configurarne facilmente di più.
Il pannello Events and Notifications con gli eventi disponibili
Trova “New inbound contact reaching out to us” (o l’evento che vuoi configurare)
Stai scegliendo l’evento giusto? Se stai seguendo un caso d’uso specifico tra quelli sopra, seleziona l’evento indicato lì anziché “New inbound contact.”
Clicca sul campo “URL” accanto a questo evento
Incolla l’URL webhook che hai copiato da Zapier (l’URL si salverà automaticamente)
URL webhook incollato con il pulsante Test visibile
Hai bisogno di cambiare l’URL in seguito? Puoi aggiornarlo in qualsiasi momento — basta incollare quello nuovo e cliccare di nuovo “Test”. Il vecchio URL smetterà di funzionare e quello nuovo prenderà il suo posto immediatamente.
Operazione riuscita! Questo evento invierà i dati a Zapier ogni volta che qualcuno contatta questo Agent per la prima volta.
Nella configurazione webhook di Irelia (dove hai appena incollato l’URL), trova il pulsante blu “Test” accanto al campo dell’URL webhook
Clicca “Test”
Clicca Test per inviare dati di esempio a Zapier
Dovresti vedere un indicatore verde di successo che dice “Just sent a data sample successfully”
Conferma verde di successo dopo l'invio dei dati di test
Cosa è appena successo: Irelia ha inviato dati di esempio a Zapier. Questi dati di esempio ti mostrano esattamente che tipo di informazioni Irelia invierà quando questo evento si verificherà davvero in una conversazione reale.
Prima di configurare la tua azione, prenditi 60 secondi per capire cosa Irelia ha appena inviato a Zapier.
Payload completo del webhook di Irelia con tutti i campi dati disponibili
Puoi suddividere concettualmente questi dati in tre categorie.1. 👤 Chi sono (Informazioni di contatto)
userName — Il nome del potenziale cliente
userNumber — Il suo numero di telefono
inboundLead — Ha scritto per primo (true) o hai scritto tu (false)?
2. 💬 Cosa è successo (Dettagli della conversazione)Per Agent — la chat specifica che l’utente ha avuto con un Agent specifico (nella sezione conversationFlow):
id — Identificativo univoco dell’Agent
name — Nome dell’Agent conversazionale
chatHistory — Trascrizione completa della conversazione con questo Agent
leadQualification — Il contatto è qualificato da questo Agent? ("fit", "not a fit", o "TBD")
interestScore — Quanto è interessato? (da 0.0 a 1.0, come da 0% a 100%)
reasonNotQualified — Perché non si è qualificato (se applicabile)
goalAchieved — Numero di obiettivi completati con questo Agent
numberOfMessageSent — Messaggi inviati da questo Agent
numberOfMessageReceived — Messaggi ricevuti dal potenziale cliente
numberOfQuestionLackingData — Domande a cui l’AI non ha saputo rispondere dalla Knowledge Base
creditConsumedForThisChat — Crediti utilizzati per questa conversazione
Complessivi (su tutti gli Agent):
chatHistory — Cronologia completa della chat su tutti gli Agent
optStatus — Stato dell’opt-in (es. "in", "out")
creditConsumedForThisLead — Crediti totali consumati
numberOfMessageSent — Messaggi totali inviati
numberOfMessageReceived — Messaggi totali ricevuti
numberOfQuestionLackingData — Totale domande senza risposta
numberOfGoalAchieved — Totale obiettivi raggiunti
3. 📝 Cosa hai scoperto (Dati personalizzati)
customVariables — Informazioni specifiche raccolte dal tuo Agent (budget, dimensione aziendale, tempistiche, ecc.)
Ogni variabile personalizzata ha:
name — Di cosa hai chiesto (es. “Budget”)
value — Risposta categorizzata (es. “$10k-50k”)
valueRaw — Parole esatte usate dal contatto (es. “Abbiamo circa 30k da spendere”)
Variabili personalizzate con i campi name, value e valueRaw
Usali per: compilare i campi del CRM, personalizzare le email, segmentare i lead, dare contesto ai commerciali, indirizzare i lead a team diversi e dare priorità ai follow-up.
Non tutti gli eventi inviano tutti i dati. Il test che hai appena eseguito mostra i dati per gli eventi “New inbound contact”. Eventi diversi inviano dati diversi. Non preoccuparti se non vedi tutti i campi menzionati sopra — stai vedendo esattamente ciò che è rilevante per il tuo evento.
Chiediti: “Quando qualcuno contatta il mio Agent per la prima volta, qual è la COSA più utile che dovrebbe succedere automaticamente?”Risposte comuni:
✅ Registrarlo subito → Google Sheets (il più semplice, ottimo per testare)
✅ Avvisare il mio team → Slack (visibilità immediata)
✅ Aggiungerlo al CRM → HubSpot, Salesforce, Pipedrive (massimo valore di business)
✅ Avviare una sequenza → Strumento di email marketing (inizia il processo di nurturing)
Il nostro consiglio per la tua prima automazione: Scegli Google Sheets o Slack. Sono semplici da configurare e vedrai subito quando la tua automazione funziona. Una volta testata la connessione, potrai sempre cambiare l’azione con qualcosa di più complesso.Qui sotto trovi istruzioni guidate per questi due esempi.
Vuoi qualcosa di diverso? Se vuoi creare automazioni più complesse o collegare strumenti aziendali diversi, ti suggeriamo di cercare su YouTube il risultato esatto che vuoi ottenere (es. “How to update contact information on HubSpot using Zapier”).
Esempio A: Registra i nuovi contatti in Google Sheets
Consigliato per chi è alla prima esperienza
Nella sezione “Action”, clicca sulla barra di ricerca
Cerca e seleziona “Google Sheets”
Seleziona Google Sheets come app di destinazione
Scegli “Create Spreadsheet Row” come evento
Clicca il pulsante “Continue”
Collega il tuo account Google (clicca “Sign in” e segui le istruzioni)
Accedi al tuo account Google per autorizzare l'accesso a Zapier
Seleziona il tuo “Spreadsheet” (o creane uno nuovo prima)
Seleziona il tuo “Worksheet” (di solito “Sheet1”)
Seleziona il tuo foglio di calcolo e il foglio di lavoro
Mappa i campi — qui dici a Zapier quali dati di Irelia vanno in quale colonna del foglio di calcolo. Clicca dentro ogni campo e Zapier ti mostrerà tutti i dati disponibili da Irelia. Seleziona quello che vuoi.
Mappa i campi dati di Irelia alle colonne del foglio di calcolo
Prenditi un momento per apprezzare quello che hai appena costruito:✅ Il tuo Agent ora comunica automaticamente con gli altri tuoi strumenti
✅ I momenti importanti attivano azioni istantanee
✅ Niente più inserimento manuale dei dati o dashboard da controllare — i tuoi sistemi sono sempre aggiornati
✅ I tuoi lead ricevono follow-up più rapidi e miglioriCosa succede ora:Ogni volta che qualcuno contatta il tuo Agent Irelia per la prima volta → Irelia invia automaticamente le sue informazioni a Zapier → Zapier esegue immediatamente la tua azione → Tutto senza che tu muova un dito.Consigli rapidi per il successo:
🎯 Inizia in modo semplice — Un evento, un’azione. Padroneggia quello prima di espandere.
🧪 Testa a fondo — Verifica sempre con dati reali prima di affidarti all’automazione.
📊 Monitora regolarmente — Controlla la Zap History settimanalmente, soprattutto all’inizio.
🔄 Migliora nel tempo — La tua prima automazione non deve essere perfetta. Affinala con il tempo.
🤝 Chiedi aiuto — Sia Irelia che Zapier hanno ottimi team di supporto.
Ricorda: ogni esperto di automazione ha iniziato con un semplice Zap. Tu hai appena costruito il tuo. Le possibilità da qui in poi sono infinite. Buona automazione! 🚀
Primi giorni: Controlla ogni giorno per assicurarti che i tuoi Zap funzionino correttamente e che i dati siano corretti.Nel tempo: Zapier ti invia notifiche email quando gli Zap generano errori, quindi non devi controllare costantemente. Verifica solo che tutto funzioni durante i primi giorni.
Ora che hai un’automazione funzionante, le possibilità sono infinite.Se vuoi collegarti ad altri eventi come “Data Gathered,” “Lead Qualified,” o “Goal Achieved,” ripeti semplicemente i passaggi sopra e personalizza l’azione (Passaggio 4) per ottenere il risultato desiderato.Le tue opzioni da qui:
🎯 Vuoi tracciare un altro evento? Crea un nuovo Zap e ripeti questa guida — seleziona semplicemente un evento diverso al Passaggio 2
➕ Vuoi che questo Zap faccia più cose? Modifica il tuo Zap e clicca il pulsante + sotto la tua azione per aggiungerne altre
🤖 Hai un altro Agent da collegare? Ripeti questa guida per i tuoi altri Agent — ognuno può avere le proprie automazioni
⚡ Pronto per flussi avanzati? Dai un’occhiata alla sezione Automazioni avanzate qui sotto
A volte non vuoi creare un nuovo record — vuoi aggiornarne uno esistente. Ad esempio, quando un lead che hai già aggiunto viene qualificato, o quando vengono raccolti nuovi dati per qualcuno già presente nel tuo sistema.Questo richiede un approccio in due fasi: prima cerca, poi aggiorna.Esempio: Aggiorna la riga di un lead esistente quando viene qualificato.Trigger: Lead QualifiedAzioni:
Imposta “Row” sul numero di riga restituito dall’azione di ricerca
Mappa i campi che vuoi aggiornare (stato del lead, punteggio di interesse, ecc.)
Zap in tre passaggi: trigger Webhook, Lookup Row, Update Row
Risultato: Invece di creare righe duplicate, le informazioni del tuo lead esistente vengono aggiornate direttamente sul posto.
Il formato del numero di telefono deve corrispondere. Affinché la ricerca funzioni, il formato del numero di telefono nei tuoi record esistenti deve corrispondere al formato inviato da Irelia. Irelia invia i numeri di telefono con il prefisso internazionale (es. 393401234567). Se i tuoi record esistenti memorizzano i numeri di telefono senza il prefisso (es. 3401234567), la ricerca non troverà una corrispondenza — perché 3401234567 e 393401234567 sono tecnicamente valori diversi. Memorizza i numeri di telefono con il prefisso internazionale nei tuoi fogli di calcolo e CRM per assicurarti che i dati di Irelia corrispondano sempre ai tuoi record esistenti.
La stessa logica si applica ai CRM. La maggior parte dei CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive) ha azioni simili “Find Contact” e “Update Contact”. Cerca per numero di telefono, poi aggiorna con i nuovi dati. Alcuni CRM offrono anche azioni “Create or Update” che gestiscono entrambi gli scenari automaticamente.
Usare i filtri per controllare quando le azioni vengono eseguite
I filtri ti permettono di aggiungere condizioni in modo che la tua azione non venga eseguita per ogni evento.Esempio: Aggiungi al CRM solo se il budget del potenziale cliente è “$10k-50k” o superiore.
Nel tuo Zap, clicca il pulsante + tra il trigger e l’azione
Seleziona “Filter”
Imposta la tua condizione: customVariables Value(text) contains$10k
Solo i lead che soddisfano questo criterio proseguiranno verso la tua azione
Configurazione del filtro sul campo customVariables Value
Casi d’uso comuni per i filtri:
Aggiungi al CRM solo se il budget corrisponde al tuo target → customVariables Valueequals$10k-50k
Notifica il team solo se la dimensione aziendale è “Enterprise” → customVariables ValuecontainsEnterprise
Invia al commerciale solo se il lead è qualificato → leadQualificationequals"fit"
Suggerimento: Usa il campo value (la risposta categorizzata) per i filtri anziché valueRaw (le parole esatte). Il valore categorizzato è più coerente e affidabile per le condizioni di corrispondenza.
Perché fare una sola cosa quando puoi farne diverse?Esempio: Quando un lead viene qualificato:
Aggiungi a HubSpot CRM
Invia notifica Slack al team commerciale
Aggiungi al foglio Google “Hot Leads”
Invia email di benvenuto
Come configurarlo:
Dopo la tua prima azione, clicca il pulsante + sotto di essa
Seleziona “Action”
Aggiungi la tua seconda app e configurala
Ripeti per le azioni aggiuntive
Zap multi-step con più azioni da un singolo trigger webhook
Suggerimento: Le azioni vengono eseguite dall’alto verso il basso. Se un’azione precedente fallisce, quelle successive non verranno eseguite. Posiziona l’azione più critica per prima.
