Come collegare Irelia.ai a Zapier tramite Webhook: guida passo dopo passo

~20 minuti di configurazione

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Introduzione

Hai costruito il tuo Agent conversazionale su Irelia.ai, e sta già chattando con i potenziali clienti su WhatsApp, Facebook e Instagram. Ma cosa succede quando avviene qualcosa di importante — come quando un lead viene qualificato, quando il tuo Agent raccoglie informazioni chiave, o quando qualcuno prenota un appuntamento? In questo momento, probabilmente controlli manualmente la tua Dashboard di Irelia e copi le informazioni in altri strumenti. C’è un modo migliore. Questa guida ti mostra come inviare automaticamente le informazioni da Irelia ai tuoi altri strumenti aziendali nell’istante in cui succede qualcosa di importante — niente lavoro manuale, niente ritardi, niente dashboard da controllare. Alla fine di questa guida avrai: ✅ Un’automazione funzionante che si attiva quando accadono momenti importanti nelle tue conversazioni Irelia
✅ Dati che fluiscono automaticamente da Irelia al tuo CRM, fogli di calcolo o chat del team
✅ Le conoscenze per creare un numero illimitato di automazioni aggiuntive

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Come funziona

Pensa a questa connessione come a un sistema di videocitofono smart: La magia: Tutto avviene automaticamente in pochi secondi. Niente lavoro manuale. Niente ritardi. Niente dashboard da controllare.

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📡 Di quali eventi può notificarti Irelia?

Mentre il tuo Agent chatta con i potenziali clienti, Irelia traccia traguardi importanti chiamati eventi — i “momenti che contano” nelle tue conversazioni. Ecco alcuni esempi di eventi Irelia: Quando un evento si attiva, Irelia impacchetta tutte le informazioni rilevanti — dettagli del contatto, cronologia della conversazione, stato di qualificazione, dati personalizzati — e le invia a Zapier istantaneamente. Per questa guida useremo “New Inbound Contact” (Nuovo contatto in entrata) perché è facile da attivare e perfetto per imparare. Una volta capito come funziona, potrai configurare facilmente anche gli altri eventi.

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📝 Cosa farai

1. 🔗 Ottenere un URL webhook da Zapier — 3 min
2. 📋 Incollare l’URL in Irelia — 2 min
3. 🧪 Inviare dati di test — 2 min
4. ⚡ Configurare la tua azione (Google Sheets, Slack, ecc.) — 5 min
5. ✅ Testare tutto dall’inizio alla fine — 3 min
6. 🚀 Attivare e dare un nome — 1 min

Totale: ~15–20 minuti

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📋 Cosa ti serve

• Un account Irelia.ai con almeno un Agent attivo Obbligatorio
• Un account Zapier (il piano gratuito va benissimo) — Registrati qui se necessario Obbligatorio
• Una destinazione per i tuoi dati (Google Sheets, Slack o il tuo CRM) Obbligatorio

Non serve saper programmare. Se sai copiare e incollare, puoi farcela.

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🎯 Casi d’uso comuni

L’80% dei lettori ha bisogno di una di queste due configurazioni. Trova la tua, prendi nota delle indicazioni, poi segui la Configurazione passo dopo passo qui sotto — dovrai solo fare scelte diverse al Passaggio 2 e al Passaggio 4.

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⚡ Percorso rapido (utenti esperti)

Già a tuo agio con Zapier? Ecco la versione condensata:

1. Zapier: Crea uno Zap → Trigger: “Webhooks by Zapier” → Event: “Catch Hook” → Copia l’URL del webhook
2. Irelia: Settings → Seleziona l’Agent → Events and Notifications → Incolla l’URL nel campo dell’evento desiderato
3. Test: Clicca il pulsante “Test” in Irelia → Torna su Zapier → Verifica che i dati siano arrivati
4. Azione: Aggiungi la tua app di destinazione → Mappa i campi → Testa → Pubblica

Hai bisogno di più dettagli? Continua con la guida completa qui sotto.

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🔧 Configurazione passo dopo passo

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Passaggio 1: Configura Zapier per ricevere le notifiche di Irelia

~3 minuti In questo passaggio creerai una nuova automazione e la configurerai per ascoltare gli eventi provenienti da Irelia.

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Crea il tuo Zap

1. Accedi al tuo account Zapier su zapier.com
2. Clicca il pulsante “Create Zap” (in alto a sinistra o al centro della tua dashboard)

3. Vedrai l’editor dello Zap con due sezioni principali:
   • “Trigger” (cosa avvia l’automazione) ← lo configurerai ora
   • “Action” (cosa succede dopo) ← lo configurerai al Passaggio 4

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Scegli i webhook come trigger

4. Clicca sulla barra di ricerca nella sezione “Trigger”
5. Digita webhooks e seleziona “Webhooks by Zapier”

6. Per l‘“Event”, seleziona “Catch Hook”

7. Clicca il pulsante “Continue” due volte (attraversando le sezioni “Setup” e “Configure”)

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Ottieni il tuo URL webhook

Questa è la parte più importante — stai ottenendo un URL unico che indica a Irelia esattamente dove inviare le informazioni.

8. Zapier mostrerà un Custom Webhook URL che assomiglia a: https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/
9. Clicca il pulsante “Copy” accanto all’URL

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Passaggio 2: Indica a Irelia dove inviare le notifiche

~2 minuti Ora accederai a Irelia e incollerai l’URL webhook che hai appena copiato.

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Accedi alle impostazioni del tuo Agent

1. Accedi alla dashboard delle impostazioni di Irelia.ai
2. Seleziona l’Agent che vuoi collegare a Zapier

3. Vai su “Events and Notifications” (Eventi e notifiche)

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Configura il tuo webhook

4. Vedrai un elenco di eventi disponibili

5. Trova “New inbound contact reaching out to us” (o l’evento che vuoi configurare)

6. Clicca sul campo “URL” accanto a questo evento
7. Incolla l’URL webhook che hai copiato da Zapier (l’URL si salverà automaticamente)

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Passaggio 3: Testa la connessione

~2 minuti Ora verifichiamo che Irelia e Zapier riescano a comunicare tra loro.

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Invia dati di test da Irelia

1. Nella configurazione webhook di Irelia (dove hai appena incollato l’URL), trova il pulsante blu “Test” accanto al campo dell’URL webhook
2. Clicca “Test”

3. Dovresti vedere un indicatore verde di successo che dice “Just sent a data sample successfully”

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Verifica che Zapier abbia ricevuto i dati

4. Torna alla scheda di Zapier (quella che hai tenuto aperta)
5. Clicca il pulsante “Test trigger” per ricevere il campione di dati

6. Apparirà un elenco di campioni di dati — selezionane uno

7. Clicca il pulsante “Continue with selected record”

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Capire cosa ti invia Irelia

Prima di configurare la tua azione, prenditi 60 secondi per capire cosa Irelia ha appena inviato a Zapier. Puoi suddividere concettualmente questi dati in tre categorie. 1. 👤 Chi sono (Informazioni di contatto)

• userName — Il nome del potenziale cliente
• userNumber — Il suo numero di telefono
• inboundLead — Ha scritto per primo (true) o hai scritto tu (false)?

2. 💬 Cosa è successo (Dettagli della conversazione) Per Agent — la chat specifica che l’utente ha avuto con un Agent specifico (nella sezione conversationFlow):

• id — Identificativo univoco dell’Agent
• name — Nome dell’Agent conversazionale
• chatHistory — Trascrizione completa della conversazione con questo Agent
• leadQualification — Il contatto è qualificato da questo Agent? ("fit", "not a fit", o "TBD")
• interestScore — Quanto è interessato? (da 0.0 a 1.0, come da 0% a 100%)
• reasonNotQualified — Perché non si è qualificato (se applicabile)
• goalAchieved — Numero di obiettivi completati con questo Agent
• numberOfMessageSent — Messaggi inviati da questo Agent
• numberOfMessageReceived — Messaggi ricevuti dal potenziale cliente
• numberOfQuestionLackingData — Domande a cui l’AI non ha saputo rispondere dalla Knowledge Base
• creditConsumedForThisChat — Crediti utilizzati per questa conversazione

Complessivi (su tutti gli Agent):

• chatHistory — Cronologia completa della chat su tutti gli Agent
• optStatus — Stato dell’opt-in (es. "in", "out")
• creditConsumedForThisLead — Crediti totali consumati
• numberOfMessageSent — Messaggi totali inviati
• numberOfMessageReceived — Messaggi totali ricevuti
• numberOfQuestionLackingData — Totale domande senza risposta
• numberOfGoalAchieved — Totale obiettivi raggiunti

3. 📝 Cosa hai scoperto (Dati personalizzati)

• customVariables — Informazioni specifiche raccolte dal tuo Agent (budget, dimensione aziendale, tempistiche, ecc.)

Ogni variabile personalizzata ha:

• name — Di cosa hai chiesto (es. “Budget”)
• value — Risposta categorizzata (es. “$10k-50k”)
• valueRaw — Parole esatte usate dal contatto (es. “Abbiamo circa 30k da spendere”)

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Passaggio 4: Configura la tua azione

~5 minuti Ora arriva la parte divertente: decidere cosa deve succedere automaticamente quando Irelia invia i dati a Zapier.

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Scegli la tua prima azione

Chiediti: “Quando qualcuno contatta il mio Agent per la prima volta, qual è la COSA più utile che dovrebbe succedere automaticamente?” Risposte comuni:

• ✅ Registrarlo subito → Google Sheets (il più semplice, ottimo per testare)
• ✅ Avvisare il mio team → Slack (visibilità immediata)
• ✅ Aggiungerlo al CRM → HubSpot, Salesforce, Pipedrive (massimo valore di business)
• ✅ Avviare una sequenza → Strumento di email marketing (inizia il processo di nurturing)

Il nostro consiglio per la tua prima automazione: Scegli Google Sheets o Slack. Sono semplici da configurare e vedrai subito quando la tua automazione funziona. Una volta testata la connessione, potrai sempre cambiare l’azione con qualcosa di più complesso. Qui sotto trovi istruzioni guidate per questi due esempi.

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Esempio A: Registra i nuovi contatti in Google Sheets

Consigliato per chi è alla prima esperienza

1. Nella sezione “Action”, clicca sulla barra di ricerca
2. Cerca e seleziona “Google Sheets”

3. Scegli “Create Spreadsheet Row” come evento
4. Clicca il pulsante “Continue”
5. Collega il tuo account Google (clicca “Sign in” e segui le istruzioni)

6. Seleziona il tuo “Spreadsheet” (o creane uno nuovo prima)
7. Seleziona il tuo “Worksheet” (di solito “Sheet1”)

8. Mappa i campi — qui dici a Zapier quali dati di Irelia vanno in quale colonna del foglio di calcolo. Clicca dentro ogni campo e Zapier ti mostrerà tutti i dati disponibili da Irelia. Seleziona quello che vuoi.

9. Clicca il pulsante “Continue”

Vai al Passaggio 5 →

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Esempio B: Invia notifiche su Slack

Ottimo per la visibilità del team

1. Nella sezione “Action”, cerca “Slack”
2. Scegli “Send Channel Message”
3. Collega il tuo workspace Slack
4. Seleziona il tuo “Channel” (es. #leads, #sales, #notifications)

5. Componi il testo del messaggio usando i campi dati di Irelia

6. Clicca il pulsante “Continue”

Vai al Passaggio 5 →

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Esempio C: Crea un contatto nel CRM

Massimo impatto sul business

1. Nella sezione “Action”, cerca il tuo CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, ecc.)
2. Scegli “Create Contact” (la dicitura esatta varia in base al CRM)
3. Collega il tuo account CRM
4. Mappa i campi di Irelia ai campi del CRM
5. Clicca il pulsante “Continue”

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Passaggio 5: Testa la tua automazione completa

~3 minuti Testiamo l’intero flusso dall’inizio alla fine per assicurarci che tutto funzioni.

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Esegui il test

1. In fondo alla configurazione della tua azione, clicca il pulsante “Test action” (o “Test & Continue”)

2. Zapier invierà i tuoi dati di test all’app che hai selezionato
3. Vedrai un messaggio di successo: “Test successful!”

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Verifica che abbia funzionato

Ora controlla la tua destinazione per confermare: Se hai scelto Google Sheets:

• Apri il tuo foglio di calcolo
• Cerca una nuova riga in fondo con i dati di test
• Dovresti vedere il nome del potenziale cliente, il numero di telefono, lo stato, ecc.

Se hai scelto Slack:

• Apri Slack e vai al canale selezionato
• Dovresti vedere il tuo messaggio formattato con i dati di test

Se hai scelto un CRM:

• Apri il tuo CRM e cerca il contatto di test
• Verifica che i campi siano compilati correttamente

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Passaggio 6: Attiva e dai un nome al tuo Zap

~1 minuto

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Attiva il tuo Zap

1. In cima all’editor dello Zap, clicca il toggle o il pulsante “Publish” per impostare il tuo Zap su ON
2. Vedrai una conferma: “Your Zap is ON”

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Dai un nome al tuo Zap

3. Clicca sul nome dello Zap in alto (probabilmente dice qualcosa come “Webhooks by Zapier + Google Sheets”)
4. Rinominalo con qualcosa di descrittivo come: Irelia: New Contact → Google Sheet

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🎉 Complimenti! Ce l’hai fatta!

Prenditi un momento per apprezzare quello che hai appena costruito: ✅ Il tuo Agent ora comunica automaticamente con gli altri tuoi strumenti
✅ I momenti importanti attivano azioni istantanee
✅ Niente più inserimento manuale dei dati o dashboard da controllare — i tuoi sistemi sono sempre aggiornati
✅ I tuoi lead ricevono follow-up più rapidi e migliori Cosa succede ora: Ogni volta che qualcuno contatta il tuo Agent Irelia per la prima volta → Irelia invia automaticamente le sue informazioni a Zapier → Zapier esegue immediatamente la tua azione → Tutto senza che tu muova un dito. Consigli rapidi per il successo:

• 🎯 Inizia in modo semplice — Un evento, un’azione. Padroneggia quello prima di espandere.
• 🧪 Testa a fondo — Verifica sempre con dati reali prima di affidarti all’automazione.
• 📊 Monitora regolarmente — Controlla la Zap History settimanalmente, soprattutto all’inizio.
• 🔄 Migliora nel tempo — La tua prima automazione non deve essere perfetta. Affinala con il tempo.
• 🤝 Chiedi aiuto — Sia Irelia che Zapier hanno ottimi team di supporto.

Ricorda: ogni esperto di automazione ha iniziato con un semplice Zap. Tu hai appena costruito il tuo. Le possibilità da qui in poi sono infinite. Buona automazione! 🚀

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Monitorare la tua automazione

Primi giorni: Controlla ogni giorno per assicurarti che i tuoi Zap funzionino correttamente e che i dati siano corretti. Nel tempo: Zapier ti invia notifiche email quando gli Zap generano errori, quindi non devi controllare costantemente. Verifica solo che tutto funzioni durante i primi giorni.

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Controlla la Zap History

1. Vai su “Zap History” (nella barra laterale sinistra della tua dashboard Zapier)
2. Qui puoi vedere ogni esecuzione del tuo Zap:
   • ✅ Successo (segno di spunta verde)
   • ❌ Errore (X rossa con dettagli)

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Prossimi passi

Ora che hai un’automazione funzionante, le possibilità sono infinite. Se vuoi collegarti ad altri eventi come “Data Gathered,” “Lead Qualified,” o “Goal Achieved,” ripeti semplicemente i passaggi sopra e personalizza l’azione (Passaggio 4) per ottenere il risultato desiderato. Le tue opzioni da qui:

1. 🎯 Vuoi tracciare un altro evento? Crea un nuovo Zap e ripeti questa guida — seleziona semplicemente un evento diverso al Passaggio 2
2. ➕ Vuoi che questo Zap faccia più cose? Modifica il tuo Zap e clicca il pulsante + sotto la tua azione per aggiungerne altre
3. 🤖 Hai un altro Agent da collegare? Ripeti questa guida per i tuoi altri Agent — ognuno può avere le proprie automazioni
4. ⚡ Pronto per flussi avanzati? Dai un’occhiata alla sezione Automazioni avanzate qui sotto

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🚀 Automazioni avanzate

Pronto a fare di più? Queste sezioni ti mostrano come costruire flussi sofisticati.

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Cerca e aggiorna record esistenti

A volte non vuoi creare un nuovo record — vuoi aggiornarne uno esistente. Ad esempio, quando un lead che hai già aggiunto viene qualificato, o quando vengono raccolti nuovi dati per qualcuno già presente nel tuo sistema. Questo richiede un approccio in due fasi: prima cerca, poi aggiorna. Esempio: Aggiorna la riga di un lead esistente quando viene qualificato. Trigger: Lead Qualified Azioni:

1. Cerca la riga esistente
   • Aggiungi azione: “Google Sheets” → “Lookup Spreadsheet Row”
   • Imposta “Lookup Column” su “Phone”
   • Imposta “Lookup Value” su userNumber da Irelia
   • Questo trova la riga corrispondente al numero di telefono del potenziale cliente
2. Aggiorna quella riga con i nuovi dati
   • Aggiungi azione: “Google Sheets” → “Update Spreadsheet Row”
   • Imposta “Row” sul numero di riga restituito dall’azione di ricerca
   • Mappa i campi che vuoi aggiornare (stato del lead, punteggio di interesse, ecc.)

Risultato: Invece di creare righe duplicate, le informazioni del tuo lead esistente vengono aggiornate direttamente sul posto.

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Usare i filtri per controllare quando le azioni vengono eseguite

I filtri ti permettono di aggiungere condizioni in modo che la tua azione non venga eseguita per ogni evento. Esempio: Aggiungi al CRM solo se il budget del potenziale cliente è “$10k-50k” o superiore.

1. Nel tuo Zap, clicca il pulsante + tra il trigger e l’azione
2. Seleziona “Filter”
3. Imposta la tua condizione: customVariables Value (text) contains $10k
4. Solo i lead che soddisfano questo criterio proseguiranno verso la tua azione

Casi d’uso comuni per i filtri:

• Aggiungi al CRM solo se il budget corrisponde al tuo target → customVariables Value equals $10k-50k
• Notifica il team solo se la dimensione aziendale è “Enterprise” → customVariables Value contains Enterprise
• Invia al commerciale solo se il lead è qualificato → leadQualification equals "fit"

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Zap multi-step

Perché fare una sola cosa quando puoi farne diverse? Esempio: Quando un lead viene qualificato:

1. Aggiungi a HubSpot CRM
2. Invia notifica Slack al team commerciale
3. Aggiungi al foglio Google “Hot Leads”
4. Invia email di benvenuto

Come configurarlo:

1. Dopo la tua prima azione, clicca il pulsante + sotto di essa
2. Seleziona “Action”
3. Aggiungi la tua seconda app e configurala
4. Ripeti per le azioni aggiuntive

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Usare i percorsi per la logica Se/Allora

I percorsi ti permettono di creare logiche ramificate basate sui dati. Esempio: Indirizza i lead in base allo stato di qualificazione:

• Se leadQualification è uguale a "fit" → Percorso A: Aggiungi a HubSpot + Notifica il commerciale
• Altrimenti se leadQualification è uguale a "not a fit" → Percorso B: Aggiungi a campagna di nurturing
• Altrimenti ("TBD") → Percorso C: Aggiungi al foglio “Da revisionare”

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Usare il Formatter per la trasformazione dei dati

Lo strumento Formatter di Zapier ti permette di trasformare i dati prima di inviarli:

• Formattare i numeri di telefono in modo coerente (aggiungere il prefisso internazionale)
• Dividere userName in nome e cognome
• Convertire interestScore da decimale (0.85) a percentuale (85%)
• Cambiare i formati delle date per adattarli al tuo CRM

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Esempi di casi d’uso reali

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Caso d’uso 1: Corsia preferenziale per lead qualificati

Trigger: Lead Qualified Azioni:

1. Crea contatto in HubSpot con stato “Hot Lead”
2. Invia notifica Slack al team commerciale
3. Aggiungi al foglio Google “Lead qualificati”
4. Invia email di benvenuto tramite Gmail

Impatto: Il team commerciale contatta i lead qualificati in pochi minuti anziché in ore.

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Caso d’uso 2: Nurturing dei lead non qualificati

Trigger: Lead Disqualified Azioni:

1. Aggiungi alla campagna di nurturing su Mailchimp
2. Registra nel foglio “Pipeline Nurturing”
3. Crea un task in Asana per il follow-up tra 3 mesi

Impatto: Nessun lead viene sprecato; tutti ricevono un follow-up appropriato.

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Caso d’uso 3: Tracciamento delle lacune nella Knowledge Base

Trigger: Question Lacking Answer Azioni:

1. Invia notifica Slack al team contenuti in modo che possano rispondere manualmente tramite la Dashboard di Irelia
2. Registra nel foglio “Lacune Knowledge Base”

Impatto: Migliora continuamente le conoscenze del tuo Agent.

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Caso d’uso 4: Flusso per obiettivi raggiunti

Trigger: Goal Achieved Azioni:

1. Invia email di conferma con i prossimi passi
2. Aggiorna il CRM con il completamento dell’obiettivo
3. Notifica l’account manager su Slack

Impatto: Rinforzo positivo istantaneo e percorso cliente fluido.

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Caso d’uso 5: Raccolta dati avanzata

Trigger: Data Gathered Azioni:

1. Aggiorna il CRM con le variabili personalizzate (budget, tempistiche, dimensione aziendale)
2. Aggiungi al foglio specifico del segmento (Enterprise vs PMI)
3. Attiva email personalizzata in base alle risposte

Impatto: Dati dettagliati sui potenziali clienti fluiscono automaticamente; niente inserimento manuale.

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✅ Checklist rapida

Usa questa checklist per verificare che la tua configurazione sia completa: ✅ Tutto spuntato? Sei a posto!

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🛠️ Risoluzione dei problemi e FAQ

Niente panico! Ecco i problemi più comuni e come risolverli passo passo.